Paul M. Müller nutzt seit November 2015 die ausgereifte Handelslösung von agiles. Die Unternehmenssoftware basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) und wurde speziell für Importeure und Exporteure im internationalen Handel sowie für Filialisten, Groß- und Konsumgüterhändler entwickelt. Um optimal von der Software-Lösung zu profitieren, empfehlen sich regelmäßige Updates. Paul M. Müller hat daher im Sommer auf eine neuere Version von BC umgestellt. Geschäftsführer Helmut Fabian Kretschmer und EDV-Leiter Florian Stadlmayr berichten im Interview von ihren Erfahrungen mit dem BC-Update.

«Darum fängt unser Herz für Lebensmittel erst ab 5 kg an zu schlagen.»

Bevor wir loslegen – könnten Sie sich und das Unternehmen Paul M. Müller kurz vorstellen?

Helmut Fabian Kretschmer: Ich bin einer der beiden Geschäftsführer der Firma Paul M. Müller und seit 2013 im Unternehmen tätig. Meine Haupttätigkeiten im Unternehmen sind der Ein- und Verkauf. Ich bin übrigens der, der agiles und Paul M. Müller zusammengebracht hat.

Florian Stadlmayr: Ich bin aus Hamburg in den Süden gezogen und arbeite inzwischen seit zwei, drei Jahren bei Paul M. Müller in der EDV. Erfahrung mit Navision habe ich schon mitgebracht, agiles kannte ich aber noch nicht.

Helmut Fabian Kretschmer: Paul M. Müller ist Importeur für konservierte Lebensmittel und spezialisiert auf den Großverbraucher- und Industriebereich. Darum fängt unser Herz für Lebensmittel erst ab 5 kg an zu schlagen. Für das Industriegeschäft liefern wir auch Fässer von bis zu 220 kg. Der Großverbraucher-Bereich macht ca. 80 % des Umsatzes aus, der Rest ist Industriegeschäft.

Wie genau kam die Zusammenarbeit mit agiles denn zustande?

Helmut Fabian Kretschmer: Ich habe bei meinem früheren Arbeitgeber schon sehr eng mit agiles zusammengearbeitet. Als ich 2013 zu Paul M. Müller gestoßen bin, gab es dort ein Warenwirtschaftssystem, das in die Jahre gekommen war und wir standen vor der Herausforderung, eine richtige Lösung zu suchen. Wir hatten mehrere Anbieter zur Auswahl und sind dann schlussendlich zu agiles gekommen.

«Wir machen Updates, weil wir nichts verpassen und immer up to date sein wollen.»

Wann fiel die Entscheidung, das Update-Projekt durchzuführen?

Helmut Fabian Kretschmer: Wir haben diese Entscheidung mitten in der Corona-Krise getroffen. Das war natürlich eine harte Entscheidung, weil Umsätze weggebrochen sind und es eine schwierige Zeit war. Aber wir haben das trotzdem oder eben gerade deshalb gemacht, weil es ja auch eine Zeit nach Corona geben wird – und auf die möchten wir bestmöglich vorbereitet sein.

Warum haben Sie sich für das BC-Update entschieden?

Helmut Fabian Kretschmer: Wir machen Updates, weil wir nichts verpassen und immer up to date sein wollen. Früher war die Tendenz ja oft „Ach, wir brauchen kein Update, wir kommen mit unserer Version ganz gut klar“. Aber Microsoft legt gerade eine so schnelle Entwicklung hin und es gibt so viele neue Funktionen, dass wir natürlich mitgehen wollen. Außerdem wird die Ressource Zeit immer knapper. Wir hoffen, durch das Update Zeit zu sparen und effizienter arbeiten zu können.

Florian Stadlmayr: Wir freuen uns auf neue Funktionen und seitdem wir wissen, dass es neue Funktionen geben wird, von denen wir auf jeden Fall profitieren werden, ist die Frage klar, ob wir updaten wollen.

Wie lange hat es vom Startschuss des Update-Projekts bis zum Ende gedauert?

Florian Stadlmayr: Wir haben da agiles tatsächlich ein bisschen länger hingehalten, als es nötig gewesen wäre. Wirklich angefangen haben wir erst Ende April. Der Go-Live war dann in der ersten Juliwoche. Das ging tatsächlich relativ fix. Wenn man schon mal ein Update gemacht hat und eingespielter ist als beim ersten Mal, hilft das natürlich.

«Man könnte auch sagen, es war ein kleines Facelifting.»

Welche Erwartungen hatten Sie an das BC-Update?

Florian Stadlmayr: Natürlich, dass es so reibungslos wie möglich läuft und dass wir vielleicht neue Funktionen bekommen, die uns den Boden unter den Füßen wegreißen. Aber da werden wir uns wohl noch bis zum nächsten oder übernächsten Update gedulden müssen, da jetzt die Vorbereitungen für die großen Funktionserweiterungen stattfinden. Wie Herr Schmiemann (Berater bei agiles) so schön sagt: es wurde da sehr viel unter der Haube gemacht und in der Geschwindigkeit und Performance hat man das auch gemerkt.

Helmut Fabian Kretschmer: Die Stabilität hat sich für uns mit der neuen Version deutlich verbessert. Man könnte auch sagen, es war ein kleines Facelifting (lacht). Oder anders gesagt: am Chassis hat sich gar nicht so viel geändert, aber beim Motortuning war agiles sehr tätig.

Florian Stadlmayr: Oder beim Fahrwerk, wenn man es so direkt übertragen möchte. Man merkt die Schlaglöcher nicht mehr so deutlich (lacht). Nach dem Update lief es smoother.

Gibt es neue Funktionen, von denen Sie durch das BC-Update profitieren?

Helmut Fabian Kretschmer: Die EDI-Schnittstelle wurde deutlich verbessert und auch die Lizenzierung. Die gab es schon, aber sie wurde durch die Standardisierung deutlich aufgeräumt und bietet dadurch mehr Komfort und eine bessere Auswertbarkeit.

Ist das Update termingerecht installiert worden?

Florian Stadlmayr: Absolut. Es stand auch gar nicht auf der Kippe oder zur Diskussion, dass man nachfragen müsste, ob wir es vielleicht doch noch nach hinten schieben könnten. Ich hatte das Gefühl, dass es schon ausgereift war.

Paul M. Müller – Frischer Wind für die Konservenbranche

Paul M. Müller importiert konservierte Lebensmittel und ist auf den Großverbraucher- und Industriebereich spezialisiert. Zu den Kunden des Unternehmens zählen Großhändler, die z. B. Restaurants, Kantinen oder Krankenhäuser beliefern.

Das Unternehmen geht mit der Zeit und ist sehr aktiv im Bereich Online-Marketing. Es gibt einen Blog, einen zweimonatig erscheinenden Marktbericht und regelmäßige Beiträge auf den Social-Media-Accounts. So bringt Paul M. Müller frischen Wind in die Konservenbranche.

Momentan befindet sich vieles im Wandel. Früher bestellten Restaurants eine Dose Schältomaten und verfeinerten diese weiter. Heute geht der Importeur wegen des zunehmenden Fachkräftemangels verstärkt in den Convenience-Bereich und liefert zunehmend bereits fertige Produkte.

Auch neue Trends wie die vegetarische und vegane Ernährungsweise trägt der Importeur mit und bietet z. B. Gerichte mit Jackfruit an. Die besondere Stärke von Paul M. Müller liegt in der Beratung der Kunden, damit diese ihren Kunden ein bestmögliches Angebot machen können.

«Man hat gemerkt, dass das Team von agiles richtig gezogen hat.»

Was waren die Herausforderungen während des Update-Projekts?

Helmut Fabian Kretschmer: Die Herausforderung ist ja immer, dass man etwas geliefert bekommt und dann erst einmal verstehen muss, wie man das einsetzt. Denn es gibt eine unglaublich große Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten in der Software. Und dann gilt es oft erst herauszufinden, ob es wirklich ein Fehler ist oder ob was im Setting nicht richtig eingestellt ist. Aber dieses Mal war die Einstellung schon sehr gut, sodass wir das Testen schnell durchführen konnten. Es musste nicht viel nachjustiert werden. Normalerweise ist es immer eine Herausforderung, das Testen in der Zeit durchzubekommen, aber die Testläufe sind dieses Mal sehr entspannt durchgelaufen. Ich hatte am Anfang sogar ein bisschen Panik, weil ich überhaupt keine Eskalation mitbekommen habe. Da hab ich mich schon gefragt, ob mein Team überhaupt testet (lacht). Aber die haben alle getestet und es war so ruhig, weil es schnell und unproblematisch durchgelaufen ist.

Was denken Sie, Herr Stadlmayr?

Florian Stadlmayr: Ich hatte dann zwischendurch die Befürchtung, dass vielleicht der ein oder andere User das gar nicht merkt, und einfach im Testsystem weiterarbeitet (was auch passiert ist). Das ist für eine Testphase schon wirklich gut (lacht).

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit agiles während des Projekts erlebt?

Florian Stadlmayr: Die Zusammenarbeit stand im Zentrum. Man hat gemerkt, dass das Team von agiles richtig gezogen hat. Das war nicht nach dem Motto „Uff, wir nehmen den Fall auf, gucken mal, was das ist, und legen das erst mal ins Ticket“, sondern da kam was. Man hat gemerkt, dass agiles motiviert war, dass das schnell gelöst wird und alle das gleiche Verständnis von der Lösung haben.

Helmut Fabian Kretschmer: Die internen Prozesse bei agiles sind sehr schlank. So hatte Herr Schmiemann die Möglichkeit, sich auf uns zu konzentrieren. Hinter ihm wurde einfach gut und mit einer unglaublichen Geschwindigkeit aufgeräumt. Da gab es gar keine Probleme, was für uns sehr kundenfreundlich ist. Und man muss auch sagen, dass Herr Schmiemann uns mittlerweile seit 2015 betreut und dadurch in manchen Sachen schon fast ein Paul M. Müller Mitarbeiter ist. Er kennt die Probleme gut und man muss gar nicht viel erklären.

Inwiefern profitieren Sie von dem BC-Update?

Helmut Fabian Kretschmer: Für uns hat sich von der alten auf die neue Version von BC gar nicht so viel geändert. Wie gesagt, unter der Haube wurde im ganzen System unglaublich viel aufgeräumt. Der große Vorteil der neuen BC-Version ist, dass es ruhiger läuft. Wir merken also gar nicht, dass es irgendwo holpert. Und ich hoffe, dass wir dadurch auch besser auf die nächsten Updates vorbereitet sind. Außerdem ist es ein Vorteil für den User, wenn er sich von der alten auf die neue Version wenig umstellen muss. Man verliert keine Zeit für das Neuanlernen von Prozessen, sondern kann alles eins zu eins übernehmen. Das wird natürlich nicht immer so sein, weil Microsoft auch mal größere Schritte macht. Da kann agiles nicht stehen bleiben, sondern muss die auch umsetzen, aber das sehen wir dann nächstes oder übernächstes Mal.

«agiles ist schon sehr clever, was diverse Lösungen angeht.»

Wie würden Sie die Software von agiles bewerten?

Florian Stadlmayr: Als ich hier angefangen habe, war ich schon überrascht, welche Zusatzmodule die Software von agiles bietet, die der Standard so nicht abgedeckt hat. agiles ist schon sehr clever, was diverse Lösungen angeht. Am Anfang waren mir die Hierarchien neu. Man kann sich da schöne Konstrukte aufbauen, um verschiedene Debitoren, Kreditoren oder Artikel zusammenzufassen. So weiß man, wer wie zusammengehört und kann davon z. B. die erweiterten Texte abhängig machen. Sehr smart, aber man muss auch mit Köpfchen dabei sein. Ich freue mich, in den nächsten Updates noch mehr von den agiles Funktionen profitieren zu können.

Bei welchen Herausforderungen im Alltag unterstützt Sie die Software von agiles?

Helmut Fabian Kretschmer: Für uns ist das Wichtigste, dass wir immer up to date sind. Wenn wir reinschauen, sehen wir auch wirklich, wie die Situation ist. Gerade im Long-Short-Bereich – das ist für die Konserve ein sehr typischer Bereich – ist es wichtig, den Überblick über die Ein- und Verkäufe zu haben. Natürlich sieht man z. B. auch im Controlling sofort, was Sache ist. Dann gibt es kleinere Unterpunkte, wie die EDI-Anbindung oder erweiterte Texte, um in Aufträgen Angaben zu machen. Die Lizensierung ist auch eine wichtige Funktion. Hier braucht man keine Extralösung, sondern hat gleich eine im Haus. So ist man frei und kann sich sein duales System aussuchen. Und dann gibt es noch eine Vielzahl weiterer Funktionen, die wir einfach so nutzen und als gegeben annehmen.

Würden Sie die Software von agiles weiterempfehlen?

Florian Stadlmayr: Ich bin mit ganz anderen Erfahrungen zu agiles gekommen und war dann wie gesagt über die smarten Funktionen überrascht. Mir wurde gezeigt, dass eine Consulting-Firma, die Navision betreut, einem die Arbeit deutlich angenehmer machen kann. agiles würde ich daher jederzeit empfehlen, die sind smart und sie haben v.a. bestimmt die Lösung.

Vielen Dank, Herr Kretschmer und Herr Stadlmayr für dieses spannende Interview zum BC-Update in Ihrem Unternehmen. Wir wünschen Ihnen für die Zukunft viel Erfolg und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.